NORMATIVA MOG 231

January 30, 2024 Cristiana Brignoli

CODICE ETICO

Introduzione

4P S.r.l. opera nel settore dell’edilizia, specialmente, in ordine alle seguenti attività: posa e fabbricazione di strutture metalliche e parti assemblate di strutture quali: coperture per tetti, tettoie, serre, chioschi, grondaie, lucernari, cupole mobili, sipari di sicurezza, cappe, camini, tubazioni in lamiera, scossaline orizzontali e verticali, fluviali e converse per lo scarico delle acque meteoriche; l’esecuzione di lavori per conto proprio o di terzi, anche tramite appalti e subappalti, studio hardware, software ed altre tecnologie delle informazioni: analisi dei bisogni e dei problemi degli utenti, studio e analisi sulla miglior soluzione (I- TECH); pianificazione, studio ed analisi di sistemi informatici che integrano l’hardware dei computer e le tecnologie di telecomunicazioni (I-TECH); la rimozione, la raccolta, lo smaltimento ed il trattamento di rifiuti di ogni genere, compreso l’amianto (previa acquisizione delle autorizzazione di legge pro tempore in vigore), lavori di movimento terra, sia in conto proprio e terzi, sgombri di neve e frane, spargimento sale ed insabbiatura, pulizia strade, lavori di terra, trasporto di merce ed altri cespiti per conto di terzi. La società si occupa di noleggio macchinari, valutazione immobili ed esecuzione di opere immobiliari.

In tale contesto si dedica a soddisfare i bisogni della propria clientela mediante l’offerta di prodotti e servizi di qualità, nel rispetto delle norme vigenti, nonché di principi etici generali e specifici nell’intento di soddisfare al meglio gli interessi dei soggetti coinvolti. 4P S.r.l. è consapevole di contribuire con il proprio operato al processo di crescita dell’economia italiana ed alla crescita civile del paese e che in tale contesto è fondamentale che i comportamenti individuali e collettivi, degli amministratori, del management, dei dipendenti e dei collaboratori esterni siano ispirati dal rigoroso rispetto delle leggi, dei regolamenti e dei principi e delle norme di comportamento espresse nel presente Codice Etico.

Questo Codice enuncia gli impegni e le responsabilità etiche assunte dalla Società nei confronti dei soggetti con i quali entra in relazione nello svolgimento della propria attività per il conseguimento del proprio oggetto sociale. 4P S.r.l. intende perseguire la creazione di un valore sostenibile e condiviso con tutti i propri stakeholder, interni ed esterni, innovando e perseguendo il proprio oggetto sociale.

Il presente documento deve essere interpretato quale carta fondamentale dei doveri, dei diritti e delle responsabilità che 4P S.r.l. assume nei confronti di tutti gli stakeholder.

Il presente Codice enuncia partitamente:

I principi generali e i valori che governano la gestione delle relazioni con gli stakeholder ed promuovono l’attività di 4P S.r.l. nel mercato di riferimento;
I criteri di condotta da osservare verso gli stakeholders, nonché le linee guida e le norme alle quali le persone devono attenersi per prevenire comportamenti non etici;
Le modalità di attuazione, che descrivono il sistema di controllo per l’osservanza del Codice Etico e per il suo continuo miglioramento.

TUTELA DEL DIALOGO TRASPARENTE VERSO GLI STAKEHOLDER

4P S.r.l. aspira a mantenere e sviluppare il rapporto di fiducia con i suoi stakeholder, cioè con quelle categorie di individui, gruppi o istituzioni il cui apporto è richiesto per sviluppare e realizzare l’oggetto della Società 4P S.r.l.

Sono stakeholder coloro che hanno un interesse diretto o indiretto nell’attività della Società quali ad esempio le imprese e le associazioni di categoria, i clienti, le istituzioni, la Società civile nel suo complesso, le comunità locali, i media, i dipendenti, i fornitori, gli appaltatori, nonché le organizzazioni e Istituzioni che li rappresentano.

COMPORTAMENTI NON ETICI

Nella conduzione degli affari i comportamenti n o n etici compromettono il rapporto di fiducia tra la Società e i suoi stakeholder. Non sono etici, e favoriscono l’assunzione di atteggiamenti illeciti o ostili o ostativi nei confronti dell’impresa, i comportamenti di chiunque, singolo od organizzazione, cerchi di appropriarsi dei benefici della collaborazione altrui, sfruttando posizioni di forza o di vantaggio.

IL VALORE DELLA REPUTAZIONE E DEI DOVERI FIDUCIARI

La buona reputazione è una risorsa immateriale essenziale che favorisce una relazione durevole con i clienti, l’attrazione dei migliori talenti, la fiducia dei fornitori, l’affidabilità verso i creditori. Essa viene alimentata anche attraverso l’instaurazione di un clima collaborativo e un approccio lavorativo aperto all’inclusione di tutte le diversità. Il Codice Etico chiarisce i doveri di 4P S.r.l. nei confronti degli stakeholder (doveri fiduciari) e che la loro osservanza è essenziale per assicurare la reputazione di 4P S.r.l.

IL VALORE DELLA RECIPROCITÀ

Questo Codice è improntato a un ideale di cooperazione in vista di un reciproco vantaggio delle parti coinvolte, nel rispetto del ruolo di ciascuno. 4P S.r.l. richiede perciò che ogni stakeholder agisca nei suoi confronti secondo principi e regole ispirate a un’analoga idea di condotta etica.

VALIDITÀ E APPLICAZIONE DEL CODICE

I princìpi e le disposizioni del presente Codice Etico hanno come destinatari i componenti degli organi sociali, degli organi di controllo e di vigilanza, nonché dei dirigenti, dei dipendenti e dei collaboratori legati da rapporti contrattuali a qualsiasi titolo, anche occasionali e/o soltanto temporanei.

4P richiede ai fornitori e partner di adottare una condotta in linea con i principi general presente Codice.

4P pone la sostenibilità ambientale, sociale ed economica, insieme all’innovazione, al centro della propria cultura aziendale ed intende implementare un sistema di sviluppo sostenibile basato sulla condivisione e sulla creazione di valore, sia all’interno che all’esterno dell’Azienda.

Principi Generali

IMPARZIALITÀ E NON DISCRIMINAZIONE

Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi stakeholder (i rapporti con i clienti, i rapporti con i s o c i , la gestione del personale o l’organizzazione del lavoro, la gestione dei fornitori e dei partner, i rapporti con la comunità circostante e le Istituzioni che la rappresentano), 4P rifugge da ogni discriminazione basata sul genere, età, disabilità, nazionalità, orientamento sessuale, etnia, religione opinioni, politiche e ogni altra forma di diversità.

ONESTÀ, LEGALITA’ E CORRETTEZZA

Nell’ambito della propria attività professionale, le persone di 4P sono tenute a rispettare con diligenza le leggi vigenti, il Codice Etico, le policy e i regolamenti interni. In nessun caso il perseguimento dell’interesse di 4P può giustificare una condotta contraria ai principi di legalità, correttezza e onestà. La Società promuove la cultura della legalità ed opera in modo che tutto il personale sia messo a conoscenza delle proprie responsabilità, dei rischi aziendali specifici e dei principi generali di comportamento atti a prevenire la commissione di atti non conformi alla legge, al presente Codice, alle policy ed ai regolamenti interni.

CORRETTEZZA IN CASO DI POTENZIALI CONFLITTI DI INTERESSE

Nella conduzione di qualsiasi attività devono evitarsi situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse.

Con ciò si intende sia la situazione reale o apparente in cui l’interesse secondario (economico, finanziario, familiare o di altra natura) della persona di 4P interferisca o tenda ad interferire con la capacità di assumere in modo imparziale decisioni nel migliore interesse dell’impresa e di adempiere alle funzioni e alle responsabilità ricoperte, sia la situazione in cui i rappresentanti dei clienti, dei fornitori o delle istituzioni pubbliche, agiscano nei loro rapporti con 4P in contrasto con i doveri fiduciari legati alla loro posizione. Le eventuali situazioni di contrasto con tale fondamentale principio debbono essere immediatamente comunicate ai propri responsabili.

RISERVATEZZA

4P assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e in conformità alle norme giuridiche vigenti. Inoltre, le persone che operano per conto di 4P sono tenute a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della propria attività. La Società si attiene alle indicazioni previste dalle policy aziendali e dalle normative nazionali ed europee di protezione dei dati personali, per garantire il pieno rispetto della privacy di tutte le persone fisiche con le quali interagisce.

Le informazioni estratte dal casellario giudiziale, quelle inerenti alle condizioni di salute di un individuo o al suo regime alimentare, quelle idonee a rivelare le convinzioni religiose e filosofiche, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, associazioni e sindacati, rientrano nella categoria dei dati sensibili e sono tutelati con maggior rigore.

VALORE DELLE PERSONE

4P riconosce la centralità delle risorse umane nella determinazione del successo della propria attività e come fattore abilitante per prosperare in un mondo in continua trasformazione. Per tale ragione tutela e accresce il valore delle persone che lavorano in azienda promuovendo l’apprendimento continuo e lo sviluppo professionale.

4P garantisce che le proprie azioni non siano lesive della dignità e autonomia delle persone, e che le scelte operate con riguardo all’organizzazione del lavoro salvaguardino il valore dei singoli, nonché la conciliazione tra esigenze della vita lavorativa e della vita privata.

La ricerca e la selezione del personale sono effettuate in base a criteri di oggettività, competenza e professionalità, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.

INTEGRITÀ DELLA PERSONA

4P garantisce l’integrità fisica e morale delle sue persone, condizioni di lavoro rispettose della dignità personale e delle specificità individuali, e ambienti di lavoro salubri e sicuri impegnandosi ad attuare le norme protempore vigenti in materia. La gestione operativa della Società rispetta criteri avanzati di salvaguardia ambientale e di efficienza energetica e persegue il miglioramento continuo delle condizioni di salute e di sicurezza sul lavoro e di protezione ambientale, nonché l’obiettivo di ridurre l’impatto delle proprie attività sull’ambiente mediante elementi di innovazione e di

progresso. La salute dei dipendenti e collaboratori non deve intendersi solo come assenza di malattie ma anche come benessere psichico, fisico e sociale. La Società agisce affinché nell’ambiente di lavoro non si verifichino episodi di molestie, intimidazione, mobbing o stalking.

Non sono tollerate richieste o minacce volte a indurre le persone ad agire contro la legge, il Codice Etico o le policy interne, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze individuali.

EQUITÀ

Nella sottoscrizione e gestione dei rapporti contrattuali che implicano l’instaurarsi di relazioni lavorative 4P si impegna a garantire equità e correttezza evitando ogni abuso di autorità.

TRASPARENZA, COMPLETEZZA, CORRETTEZZA E VERIDICITÀ DELL’INFORMAZIONE

Le persone di 4P sono tenute a dare informazioni complete, trasparenti, comprensibili e accurate, in modo tale che gli stakeholder siano in grado di assumere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti. In particolare, nella formulazione di eventuali contratti, 4P ha cura di specificare al contraente i comportamenti da tenere in tutte le circostanze previste, in modo chiaro e comprensibile.

DILIGENZA E ACCURATEZZA NELLE ATTIVITÀ E NELL’ESECUZIONE DEI CONTRATTI

I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti. 4P si impegna a non sfruttare condizioni di ignoranza o di incapacità delle proprie controparti.

È da evitare che, nei rapporti in essere, chiunque operi in nome e per conto della Società cerchi di trarre profitto da lacune contrattuali, o da eventi imprevisti, al fine di rinegoziare il contratto nell’intento di sfruttare la posizione di dipendenza o di debolezza nelle quali l’interlocutore sia venuto a trovarsi.

QUALITÀ DEI SERVIZI E DEI PRODOTTI

4P orienta la propria attività alla soddisfazione e alla tutela dei propri clienti prestando particolare attenzione alle richieste che possono fav o r i re un miglioramento della qualità dei prodotti e dei servizi.

Per questo motivo, indirizza le proprie attività di ricerca,

sviluppo e commercializzazione al perseguimento di elevati standard di qualità dei propri servizi e prodotti, anche attraverso una più accurata tutela dell’ambiente e del territorio.

CONCORRENZA LEALE

4P intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione dominante o comunque idonei ad alterare la lealtà e l’equilibrio concorrenziale del mercato.

RESPONSABILITÀ VERSO LA COLLETTIVITÀ

4P è consapevole dell’influenza, anche indiretta, che le proprie attività possono esercitare sulle condizioni individuali, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività, nonché della propria rilevanza sociale nelle comunità nella quale essa opera.

Per tale ragione 4P intende condurre i suoi investimenti in maniera sostenibile.

TUTELA AMBIENTALE

L’ambiente è un bene primario che 4P si impegna a salvaguardare, agendo nel più rigoroso rispetto delle disposizioni vigenti in materia. A tal fine si impegna a diffondere e consolidare tra tutti i propri collaboratori e fornitori, anche attraverso la formazione continua, e l’adozione sistemi di gestione, una cultura della tutela ambientale e della prevenzione dell’inquinamento, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i lavoratori.

4P si impegna a migliorare l’impatto ambientale e paesaggistico delle proprie attività, operando un utilizzo responsabile e consapevole delle risorse naturali. nel rispetto della normativa vigente e delle migliori prassi in materia.

TUTELA DEI DATI PERSONALI

4P adotta elevati standard di sicurezza e gestione dei dati personali dei propri dipendenti, clienti e stakeholder in genere. Essa garantisce il rispetto dei diritti degli interessati e adotta policy e procedure operative volte a migliorare la sicurezza di applicativi e trattamenti dei dati personali.

Criteri di condotta

CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON LA GENERALITA’ DEGLI INTERLOCUTORI

3.1.TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI

Le informazioni degli stakeholder sono trattate da 4P nel rispetto della riservatezza e della privacy dei soggetti interessati.

A tal fine sono applicate e costantemente aggiornate politiche e procedure specifiche per la protezione delle informazioni. In particolare, 4P:

definisce un’organizzazione per il trattamento delle informazioni che assicuri la corretta separazione dei ruoli e delle responsabilità;
classifica le informazioni per livelli di criticità crescenti e adotta opportune contromisure in ciascuna fase del trattamento;
sottopone i soggetti terzi che intervengono nel trattamento delle informazioni alla sottoscrizione di patti di riservatezza.

3.2.COMUNICAZIONE ALL’ESTERNO

La comunicazione di 4P verso i suoi stakeholder è improntata al rispetto del diritto all’informazione; in nessun caso è permesso divulgare notizie false o tendenziose.

Ogni attività di comunicazione rispetta le leggi, le regole, le pratiche di condotta professionale, ed è realizzata con chiarezza, trasparenza e tempestività, salvaguardando, tra le altre, le informazioni price sensitive e i segreti industriali.

È vietata ogni forma di pressione finalizzata ad acquisire atteggiamenti di favore da parte dei mezzi di comunicazione.

3.3.TUTELA DELLA PRIVACY

La privacy delle persone è tutelata adottando le migliori prassi in materia, nonché modalità di trattamento e conservazione dei dati personali conformi alle policy aziendali ed alle normative vigenti in materia.

4P, nel trattare i dati personali osserva tutti i diritti fondamentali, le libertà e i principi riconosciuti dalla legge, tutelando il rispetto della vita privata, del domicilio e delle comunicazioni, la protezione dei dati personali, la libertà di pensiero, di coscienza e di religione, la libertà di espressione e d’informazione.

La divulgazione di dati personali senza il previo consenso dell’interessato è, salvo i casi previsti dalla legge, vietato.

CONFLITTO DI INTERESSI

Le persone che operano per conto di 4P sono tenute a evitare le situazioni reali o apparenti in cui l’interesse secondario (economico, finanziario, familiare o di altra natura) della persona interferisca o tenda ad interferire con la capacità di assumere in modo imparziale decisioni nel migliore interesse dell’impresa e di adempiere alle funzioni e alle responsabilità ricoperte. A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare conflitto di interessi le seguenti situazioni:

svolgere una Funzione di Vertice (Amministratore Delegato, Consigliere, Responsabile di Funzione) e avere interessi economici con fornitori, clienti, o concorrenti (possesso di azioni, incarichi professionali ecc.) anche attraverso propri familiari;
curare i rapporti con i fornitori, clienti o partner commerciali e avere interessi presso gli stessi (ad es. svolgere attività lavorativa/consulenziale) anche tramite un familiare o altra persona legata alla persona di 4P;

La persona che opera per conto di 4P che ritiene di essere coinvolta in un conflitto di interessi, anche apparente, è tenuta ad astenersi dal prendere decisioni in relazione ai processi o alle questioni in cui si manifesta il conflitto e comunicarlo secondo le modalità previste dalle procedure aziendali.

UTILIZZO DEI BENI AZIENDALI

Ogni dipendente, collaboratore di 4P è tenuto a operare con diligenza tutelando i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili e in linea con le procedure operative predisposte al fine di regolamentarne l’utilizzo.

In particolare, ogni persona deve:

utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni a lui affidati;
evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse della Società.

Ogni persona è responsabile della protezione delle risorse affidatele e ha il dovere di informare tempestivamente le Unità preposte di eventuali minacce o eventi dannosi per 4P. 4P si riserva il diritto di impedire utilizzi impropri dei propri beni e delle proprie infrastrutture attraverso l’impiego di sistemi contabili, di reporting, di controllo finanziario e di analisi e prevenzione dei rischi, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti i n m a t e r i a (legge sulla privacy, statuto dei lavoratori ecc.).

Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ogni persona è tenuta a:

adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
non inviare messaggi di posta elettronica minatori e ingiuriosi, formulati ricorrendo a un linguaggio irrispettoso, ovvero espressivi di commenti e v a l u t a z i o n i inappropriate che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine aziendale;
non navigare su siti internet con contenuti indecorosi e offensivi.

3.6.REGALI, OMAGGI E BENEFÍCI

Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia o comunque finalizzata ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile a 4P. In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici revisori, membri degli organi di controllo e di vigilanza, o ai loro familiari, che possa influenzare l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio.

Tale norma riguarda sia i regali promessi od offerti che quelli ricevuti. Quanto precede precisandosi che per regalo deve intendersi qualsiasi tipo di beneficio (partecipazione gratuita a convegni, ospitalità, promessa di un’offerta di lavoro ecc.). In ogni caso, 4P si astiene dal porre in essere pratiche non consentite dalla legge, dagli usi commerciali o dai codici etici - se noti - delle aziende o degli enti con i quali intrattiene rapporti. I regali offerti e ricevuti devono essere gestiti e autorizzati secondo le procedure aziendali e devono essere adeguatamente documentati.

CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON LE PERSONE DI 4P S.r.l.

3.7.SELEZIONE DEL PERSONALE

La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati con quelli attesi e alle esigenze aziendali, nel rispetto del

princ i p i o d ’ im parz ia l i tà ed assicurando le pari opportunità per tutte le forme di diversità. Le informazioni richieste ai candidati sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale richiesto, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato. La Società, nei limiti delle informazioni disponibili, adotta opportune misure per evitare qualsiasi forma di discriminazione, nepotismi, o forme di clientelismo nelle fasi di selezione e assunzione.

COSTITUZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO

Il personale è assunto con regolare contratto di la- voro; non è tollerata alcuna forma di lavoro non conforme alla vigente normativa. All’atto di costituzione del rapporto di lavoro ogni collaboratore riceve accurate informazioni relativamente:

Alle caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere;
Agli elementi normativi e retributivi, come regolati dal contratto collettivo nazionale di lavoro;
Alle norme e procedure da adottare al fine di evitare e prevenire rischi per la salute derivanti dallo svolgimento dell’attività lavorativa.

Tali informazioni sono comunicate al collaboratore in modo che l’accettazione dell’incarico offerto sia basata sulla loro effettiva comprensione.

SVOGIMENTO DEL RAPPORTO DI LAVORO

4P assicura uguali opportunità di lavoro nella gestione delle persone valorizzando il contributo di ciascuno.

Nell’ambito dei processi di gestione e sviluppo del personale, così come nella fase di selezione, le decisioni vengono assunte sulla base della corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti e/o di considerazioni di merito.

L’accesso a ruoli e incarichi è stabilito in considerazione delle competenze e delle capacità. 4P, compatibilmente con le proprie esigenze organizzative, favorisce quelle forme di flessibilità del lavoro che agevolano la gestione dello stato di genitorialità e dei carichi di cura e assistenza familiare.

4P valorizza le professionalità presenti mediante l’attivazione delle leve disponibili per favorire lo sviluppo e la crescita delle persone.

In quest’ambito, riveste particolare importanza lo scambio del feedback tra tutte le persone in modo da favorire il miglioramento continuo delle competenze. Il

coinvolgimento delle persone è essenziale alla realizzazione degli obiettivi aziendali e si concretizza nella partecipazione attiva, collaborativa e fondata su indipendenza di giudizio.

4P considera la ‘formazione’ uno stimolo continuo per l’autoapprendimento delle competenze e delle conoscenze necessarie per rispondere alle esigenze poste dall’evoluzione del mercato e dal contesto di riferimento. 4P incoraggia la capacità del singolo di intraprendere un percorso formativo che rispetti i propri bisogni, le passioni e le attitudini e aiuti le persone a sviluppare il proprio potenziale.

Nello svolgimento del rapporto di lavoro costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente Codice Etico

SICUREZZA E SALUTE

4P considera la salute, la sicurezza e l’integrità psicofisica delle persone il bene più prezioso da tutelare in ogni momento della vita, al lavoro come nel tempo libero, e si impegna a sviluppare e consolidare una solida cultura della sicurezza.

4P si impegna a garantire un ambiente lavorativo conforme alle vigenti norme in materia si salute e sicurezza sul lavoro, promuovendo comportamenti responsabili e preservando, attraverso il monitoraggio continuo, la gestione e la prevenzione dei rischi connessi allo svolgimento dell’attività, la salute e la sicurezza di tutti i dipendenti ed i collaboratori.

La Società svolge la propria attività in condizioni tecniche, organizzative ed economiche tali da consentire che sia assicurata una adeguata prevenzione infortunistica in un ambiente di lavoro salubre e sicuro.

A tal fine realizza interventi di natura tecnica e organizzativa, finalizzati:

all’adozione e all’attuazione di un Sistema di Gestione della Salute e Sicurezza dei lavoratori conforme alle disposizioni di legge ed alle migliori prassi in materia;
alla valutazione di tutti i rischi per la salute e sicurezza e all’adozione delle misure idonee ad eliminarli ovvero, quando ciò non fosse possibile, a minimizzarli;
all’adozione di tecnologie e di metodologie di lavoro orientate al miglioramento continuo della sicurezza e della salubrità dei luoghi di lavoro;
all’adozione di un adeguato programma di f o r m a z i o n e e d informazione dei lavoratori.

INTEGRITÀ E TUTELA DELLA PERSONA

4P promuove i principi di diversità, inclusione e pari opportunità e si impegna a creare un ambiente di lavoro nel quale le persone sono trattate con equità garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità di ogni persona.

4P si impegna a tutelare l'integrità fisica e psicologica e l'individualità di ciascuna persona e si oppone a qualsiasi forma di comportamento che causi discriminazione riguardo a genere, età, disabilità, nazionalità, orientamento sessuale, etnia, religione, opinioni politiche e ogni altra forma di diversità individuale o che sia lesivo della persona, delle sue convinzioni o preferenze.

Non sono tollerate molestie fisiche, verbali, visive o psicologiche che possano creare un ambiente di lavoro denigrante, ostile, umiliante, intimidatorio, offensivo o non sicuro. Si considera ambiente di lavoro ogni luogo nel quale venga svolta l’attività lavorativa.

In particolare, non sono tollerate molestie relative alla sfera sessuale e comportamenti c h e possano turbare le sensibilità individuali.

DOVERI DELLE PERSONE

La persona deve agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e quanto previsto dal Codice Etico, assicurando le prestazioni richieste.

Il personale dipendente nello svolgimento del rapporto di lavoro deve, in particolare, prestare ossequio alle seguenti prescrizioni:

evitare qualsiasi attività che contrasti con il corretto adempimento dei propri compiti o che possa condurre a conflitti d’interesse con la Società o che possa, ancora, interferire con la capacità di assumere decisioni imparziali nel migliore interesse della Società;
rispettare e salvaguardare i beni di proprietà sociale nonché adoperarsi al fine di evitare che questi siano destinati ad un uso non conforme, improprio o fraudolento. L’utilizzo dei beni della Società da parte dei dipendenti deve essere funzionale esclusivamente allo svolgimento delle attività aziendali o agli scopi autorizzati dalle funzioni interne preposte;
operare in conformità a quanto previsto dalle politiche aziendali al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici e non;
operare nel più scrupoloso rispetto delle prescrizioni

e degli obblighi discendenti dalle norme in materia di sicurezza e salute sul lavoro, in materia ambientale, nonché delle misure richieste dalle procedure e dai regolamenti interni.

Ogni dipendente deve collaborare al fine di creare un ambiente lavorativo nel quale tutti i lavoratori si sentano bene e siano incoraggiati al raggiungimento dei propri obiettivi.

CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I CLIENTI

IMPARZIALITÀ E NON DISCRIMINA- ZIONE

4P si impegna a non discriminare arbitrariamente alcun soggetto interno ed esterno alla propria compagine.

I CONTRATTI, LE COMUNICAZIONI AI CLIENTI E LA PARTECIPAZIONE ALLE GARE

I contratti e le comunicazioni ai clienti di 4P (compresi i messaggi pubblicitari) sono:

chiari e semplici, formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente adoperato dagli interlocutori;
conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette;
completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del cliente;
resi accessibili, in modo da non trascurare eventuali diverse abilità.

Scopi e destinatari delle comunicazioni determinano di volta in volta, la scelta dei canali di contatto più idonei alla trasmissione dei contenuti.

Infine, è cura di 4P S.r.l. comunicare tempestivamente ogni informazione relativa a:

eventuali modifiche del contratto.
eventuali variazioni delle condizioni economiche e tecniche di erogazione del servizio e/o vendita dei prodotti;
esiti di verifiche compiute nel rispetto degli standard richiesti dalle Autorità di controllo.

In occasione della partecipazione a procedure di gara la Società si impegna:

ad agire nel rigoroso rispetto dei principi di correttezza, trasparenza e buona fede;
a valutare la congruità e l’eseguibilità delle prestazioni richieste;
a fornire tutti i dati, le informazioni e le notizie richieste in sede di selezione dei partecipanti necessarie

all’aggiudicazione della gara.

La Società in caso di aggiudicazione garantisce lo svolgimento dei rapporti negoziali e commerciali in modo trasparente e corretto ed il diligente adempimento degli obblighi contrattuali

STILE DI COMPORTAMENTO DELLE PERSONE

Lo stile di comportamento di 4P nei confronti della clientela è improntato alla disponibilità, inclusività, rispetto e cortesia, nell’intento di perseguire un rapporto collaborativo e di elevata professionalità. 4P si impegna a limitare gli adempimenti richiesti ai suoi clienti e a adottare procedure di pagamento semplificate, sicure e, quando possibile, digitalizzate e gratuite.

CONTROLLO DELLA QUALITÀ E DELLA CUSTOMER SATISFACTION

4P si impegna a garantire adeguati standard di qualità dei servizi/prodotti offerti. La Società si pone l’obiettivo di instaurare con i propri clienti un rapporto ispirato a correttezza, collaborazione, trasparenza ed efficienza. 4P si impegna a dare sempre riscontro ai suggerimenti e ai reclami da parte dei clienti avvalendosi di sistemi di comunicazione idonei e tempestivi.

CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I FORNITORI E CON I PARTNER

SCELTA DEL FORNITORE

I processi di acquisto di beni e servizi sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per 4P e volti a garantire il rispetto di principi di pari opportunità, correttezza ed imparzialità per ogni fornitore. I rapporti con i fornitori sono fondati su comportamenti precontrattuali e contrattuali orientati a un’indispensabile e reciproca lealtà, trasparenza e collaborazione. Le prestazioni dei fornitori, oltre a garantire i necessari standard qualitativi, si fondano sull’adozione delle migliori pratiche in materia di diritti umani e condizioni di lavoro, di salute e sicurezza sul lavoro, di responsabilità ambientale e di rispetto della privacy.

In particolare, le persone di 4P preposte alla selezione dei fornitori sono tenute a:

non precludere ad alcuno in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere alla stipula di

contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e trasparenti;

assicurare una concorrenza sufficiente con un numero adeguato di imprese.

In ogni caso, ove il fornitore, nello svolgimento della propria attività, adotti comportamenti non in linea con i principi generali del presente Codice Etico, 4P è legittimata a prendere opportuni provvedimenti sino a precludere eventuali altre occasioni di collaborazione. La selezione dei professionisti e dei finanziatori è regolata dai medesimi principi

SCELTA DEL PARTNER

La selezione dei partner condotta prima di avviare nuovi rapporti d'affari al fine di valutare l'affidabilità della potenziale partner è disciplinata da apposite procedure interne che mirano ad assicurare coerenza con i requisiti del presente Codice Etico.

INTEGRITÀ E INDIPENDENZA NEI RAPPORTI

In 4P le relazioni con i fornitori sono regolate da principi comuni e sono oggetto di un costante monitoraggio. Tali principi si applicano anche ai rapporti finanziari e di consulenza.

La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza, evitando ove possibile l’instaurarsi di forme di dipendenza. Cosi, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

non è ritenuto corretto indurre un fornitore a sottoscrivere un contratto a lui sfavorevole sul presupposto che perfezionerà in futuro un contratto maggiormente vantaggioso;
deve essere valutata con prudenza la sottoscrizione di contratti che comportino l’adozione di progetti vincolanti per un lungo periodo;
deve essere prestata particolare attenzione alla stipula di contratti che comportino per il fornitore l’assunzione di impegni particolarmente rilevanti in rapporto al suo volume di affari.

Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto, è favorita, ove possibile e compatibilmente con gli assetti organizzativi aziendali, la rotazione periodica delle persone preposte agli acquisti

CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON LA COLLETTIVITÀ

POLITICA AMBIENTALE

La protezione dell’ambiente e delle risorse naturali, la lotta ai cambiamenti climatici, e il contributo per uno sviluppo economico sostenibile sono fattori strategici nella pianificazione, nell’esercizio e nello sviluppo delle attività di 4P.

La Politica ambientale di 4P si fonda sull’assunto che il perseguimento di una consapevole tutela delle risorse ambientali possa rappresentare, in un mercato sempre più allargato ed attento alla qualità dei comportamenti, un rilevante vantaggio competitivo 4P promuove l’adozione dei seguenti strumenti di politica ambientale:

Sistemi di Gestione Ambientale, certificati secondo lo standard internazionale ISO 14001 orientati al miglioramento continuo delle prestazioni e dell’organizzazione ambientale, anche attraverso l’implementazione di un sistema periodico di acquisizione dei dati ambientali, che assicuri il monitoraggio delle prestazioni delle varie attività industriali;
Attività di sensibilizzazione e di formazione alle tematiche ambientali, con particolare riguardo alle persone, che mirano ad accrescere le proprie competenze e le professionalità in materia;
Programmi per un utilizzo razionale delle fonti di energia.

4P si impegna a consentire l’accesso alle informazioni ambientali, in conformità alle vigenti disposizioni di legge e regolamentari e nel rispetto delle esigenze di riservatezza industriale.

RAPPORTI ISTITUZIONALI

Ogni rapporto con le istituzioni italiane o internazionali è riconducibile esclusivamente a forme di comunicazione volte a valutare le implicazioni dell’attività amministrativa nei confronti di 4P a rispondere a richieste informali e ad atti di sindacato ispettivo o comunque a rendere nota la posizione su temi rilevanti per 4P. A tal fine, 4P si impegna a:

instaurare, senza alcun tipo di discriminazione, canali stabili di comunicazione con tutti gli interlocutori istituzionali a livello nazionale, comunitario e territoriale;
rappresentare i p r o p r i interessi in maniera trasparente, rigorosa e coerente, evitando atteggiamenti di natura collusiva ovvero in contrasto con i principi espressi nel presente Codice.

Al fine di garantire la massima chiarezza nei rapporti, i contatti con gli interlocutori istituzionali avvengono esclusivamente tramite referenti che abbiano ricevutoesplicito mandato.

È vietata l’instaurazione nei confronti dei rappresentanti o dipendenti delle Pubbliche Amministrazioni di relazioni personali di favore, influenza o ingerenza idonee a condizionare direttamente o indirettamente l’esito del rapporto.

In particolare, la Società condanna qualsiasi atto di corruzione o di istigazione alla corruzione nei confronti della Pubblica Amministrazione posti in essere direttamente da esponenti aziendali o indirettamente attraverso soggetti terzi che agiscono nell’interesse e per conto della Società.

Deve intendersi parimenti vietata qualsiasi attività finalizzata a ledere l’imparzialità e l’autonomia della Pubblica Amministrazione. E’ fatto assoluto divieto ai membri degli organi sociali, ai dipendenti, ai collaboratori della Società di promettere di eseguire, direttamente o indirettamente attraverso il coinvolgimento di soggetti terzi, ai dirigenti, ai funzionari, ai dipendenti in genere della Pubblica Amministrazione dazioni di denaro, ovvero di altra utilità, nonché di tenere condotte che possano essere interpretate come promessa o offerta di pagamenti, doni o altre utilità allo scopo di promuovere gli interessi della Società.

È fatto, altresì, divieto di soggiacere all’attività di pressione o persuasione, posta in essere dal pubblico ufficiale o da soggetto ad esso equiparato, finalizzata a generare nel privato uno stato di soggezione psicologica che lo porti ad agire nel senso voluto dal soggetto investito di pubbliche funzioni.

4P Sr.l. adotta specifici modelli organizzativi per la prevenzione dei reati nei confronti della Pubblica Amministrazione.

RAPPORTI CON L’AUTORITA’ GIUDIZIARIA E CON GLI ORGANI ISPETTIVI

Ove richiesta, o comunque coinvolta, 4P collabora con correttezza con l’Autorità Giudiziaria e con le autorità ispettive e con gli organi dalle stesse delegati. Analogamente collabora anche quando le richieste riguardino la Società, suoi esponenti apicali, dipendenti o collaboratori.

È fatto divieto di distruggere e/o, alterare registri, verbali, scritture contabili, documenti in genere utili agli accertamenti dell’Autorità Giudiziaria e delle autorità ispettive o degli organi da queste delegati. 4P S.r.l. non nega, nasconde, manipola o ritarda alcuna informazione richiesta dall’Autorità antitrust e dagli altri organi di regolazione nelle loro funzioni ispettive, e collabora attivamente nel corso delle procedure istruttorie.

RAPPORTI ECONOMICI CON PARTITI, ORGANIZZAZIONI SINDACALI E ASSOCIAZIONI

4P non eroga, né direttamente né indirettamente, contributi ai partiti politici né a loro rappresentanti o candidati. Ogni esponente apicale, dipendente, collaboratore, agente deve riconoscere che qualsiasi forma di coinvolgimento in attività politiche avviene su base personale, nel proprio tempo libero, a proprie spese ed in conformità alle vigenti disposizioni di legge. 4P non sponsorizza congressi o feste che abbiano un fine esclusivo di propaganda politica. Si astiene, altresì, dall’esercitare qualsiasi pressione diretta o indiretta a esponenti politici (per esempio, tramite concessione di proprie strutture, accettazione di segnalazioni per le assunzioni, contratti di consulenza).

RAPPORTI CON LA COLLETTIVITA’ E CON GLI STAKEHOLDER

4P è consapevole del ruolo che ricopre nello sviluppo del contesto socioeconomico – ambientale in cui essa opera ed individua le proprie scelte strategiche e le aree d’intervento verso la collettività coerentemente con gli obiettivi del proprio business

Modalità di attuazione

Ogni dipendente, collaboratore di 4P è tenuto a conoscere le norme contenute nel presente Codice Etico nonché le norme di riferimento che regolano l’attività dal medesimo svolta nell’ambito della rispettiva funzione, derivanti dalle norme di legge, regolamentari, dalle procedure e dai regolamenti interni.

Ogni dipendente o collaboratore deve altresì accettare in forma esplicita gli impegni allo stesso derivanti dal presente Codice, nel momento di costituzione del rapporto di lavoro, di prima diffusione del Codice o di sue eventuali successive modifiche o integrazioni.

In particolare, i dipendenti e i collaboratori hanno l’obbligo:

Di astenersi da comportamenti contrari alle norme contenute nel presente codice etico;
Di rivolgersi ai propri superiori, referenti aziendali o all’Organismo di Vigilanza, in caso di richiesta di chiarimenti sulle modalità di applicazione delle norme medesime;
Di riferire (meglio se in forma non anonima) tempestivamente ai superiori, ai referenti aziendali o all’Organo di Vigilanza qualsiasi informazione, di diretta percezione o riportata da altri, in merito a possibili violazioni del Codice e ad eventuali richieste di sua violazione gli siano state rivolte;
Di collaborare con le strutture deputate a verificare le possibili violazioni;
Di informare adeguatamente ogni terza parte con la quale vengano in contatto nell’ambito dell’esercizio della propria attività lavorativa circa l’esistenza del Codice e gli impegni e gli obblighi imposti dallo stesso ai soggetti esterni;
Di esigere il rispetto degli obblighi che riguardano specificatamente la loro attività;
Di adottare le opportune iniziative interne ed esterne in caso di mancato adempimento da parte di terzi dell’obbligo di conformarsi alle norme del presente Codice Etico.

ORGANISMO DI VIGILANZA

Viene costituito (come da protocollo allegato al modello) presso 4P S.r.l. l’Organismo di Vigilanza al quale competono, tra le altre, le seguenti funzioni:

Monitorare l’applicazione del Codice da parte di tutti i soggetti interessati;
Relazionare, almeno semestralmente, l’organo amministrativo in merito all’attività svolta, segnalando eventuali violazioni del Codice;

Ricevere ed esaminare eventuali segnalazioni in tema di violazione del Codice;
Formulare pareri in merito ad ogni ipotesi di revisione dei processi interni, valutandone la coerenza con il Codice

COMUNICAZIONE E FORMAZIONE

Il Codice deve essere portato a conoscenza di tutti i soggetti interessati interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione.

L’organo amministrativo si fa carico di assicurare l’effettiva diffusione del Codice all’interno ed all’esterno della Società.

Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del Codice, 4P promuove e realizza occasioni di comunicazione e formazione, funzionali a favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche in esso enunciati.

VIOLAZIONE DEL CODICE ETICO E SANZIONI

I destinatari del presente Codice Etico sono tenuti ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza quando siano a conoscenza di violazioni anche solo potenziali del presente Codice.

La Società, al fine di facilitare le segnalazioni e le comunicazioni da parte degli esponenti aziendali e dei collaboratori esterni, attiva un’apposita casella di posta elettronica riservata all’Organismo di Vigilanza, nonché una casella di posta fisica presso i propri uffici.

In ogni caso, la Società si impegna, anche con la collaborazione dell’Organismo di Vigilanza, affinché coloro che hanno effettuato le segnalazioni non siano soggetti a ritorsioni, discriminazioni o, comunque, penalizzazioni assicurando l’adeguata riservatezza in ordine all’identità di tali soggetti (salva la ricorrenza di eventuali obblighi di legge).

Le segnalazioni saranno effettuate utilizzando canali interni sicuri. La Società si impegna ad assicurare una verifica confidenziale, tempestiva ed equa delle segnalazioni al fine di consentire una efficace risoluzione interna delle medesime.

In caso di accertata violazione del Codice Etico, la cui osservanza costituisce parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte dai dipendenti, collaboratori e dai soggetti che a qualsivoglia titolo prestano la loro attività a favore di 4P, sono adottati, laddove ritenuto necessario per la tutela della Società e degli interessi aziendali provvedimenti disciplinari commisurati alla gravità della violazione medesima, del danno, anche reputazionale, arrecato,

nonché dell’esposizione della Società a rischio.

Nel caso di rapporto di lavoro subordinato, la Società si impegna ad assumere qualsiasi eventuale provvedimento sanzionatorio nel rispetto delle procedure previste dall’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori.

ADOZIONE E MODIFICHE DEL CODICE ETICO

Il presente Codice Etico viene adottato con delibera dell’organo amministrativo di 4P, unitamente all’approvazione del Modello Organizzativo di Gestione e Controllo di cui al Decreto Legislativo numero 231 del 2001.

All’organo amministrativo compete deliberare su ogni successiva eventuale modifica del presente Codice Etico.

PARTE SPECIALE

Introduzione